6 conseils pour organiser un transport événementiel

Vous souhaitez organiser un événement public ou privé ? Transport Express vous accompagne dans la réalisation d’événements professionnels : congrès, séminaires, soirées d’entreprises, salon-foire-exposition… De l’emballage de votre matériel jusqu’à son transport, nous vous proposons des prestations de qualité. Voici six conseils pour planifier au mieux votre événement main dans la main avec votre transporteur 

1. Établissez un bilan de vos besoins de transport événementiel

Avant de contacter un transporteur pour votre transport événementiel, il est essentiel d’identifier tous vos besoins. En effet, ces derniers diffèrent selon le type d’événements que vous organisez. 

Chaque événement requiert une logistique spécifique. Par exemple, organiser un salon d’exposition ou un séminaire nécessite du matériel. Il faut donc identifier dans un premier temps le matériel que vous allez transporter (décors, affiches, sonorisation) afin de choisir le véhicule le plus adapté à votre transport événementiel. 

Le transport événementiel d’œuvres d’art ou de vêtements exige une prestation sur mesure. Il faut en effet prévoir du matériel adapté tel que des ridelles, hayons ou caisses en bois, portants… 

Vous pouvez également avoir besoin d’un transport frigorifique dans le cadre de votre événement. Cela est indispensable si vous faites acheminer des données alimentaires. 

2. Dressez une liste de vos besoins annexes au transport événementiel

Outre le transport événementiel, vous pouvez avoir des besoins annexes. C’est pourquoi Transport Express vous accompagne à chaque étape de votre événement. Nous pouvons nous charger de l’emballage de vos marchandises, de leur stockage ou encore du montage et démontage de votre stand. 

Il est donc important de lister vos besoins annexes :

• L’installation d’un stand
• La pose d’affiches
• Le conditionnement d’objets fragiles
• Le branchement de l’équipement informatique
• Le stockage de votre matériel d’exposition
• La logistique post-salon 

Vous pouvez répertorier tout cela dans un cahier des charges que vous remettez au transporteur : 

• Les activités à externaliser (préparation et expédition des commandes, stockage, transport…)
• Les objectifs de l’externalisation de la logistique de l’entreprise
• Le volume de produits à transporter 
• La zone de livraison 
• Les modalités de transport, routier, fret maritime et/ou aérien
• Les délais de livraison acceptables 

Vous aurez l’assurance d’avoir une prestation sur mesure. 

3. Déterminez un budget adapté à vos besoins de transport

Il faut ensuite déterminer votre budget lié à votre transport événementiel et à l’événement de façon générale. Soyez réaliste en prévoyant une marge de 10%. 

Une fois votre budget total établi, il faut répartir la somme entre les différentes tâches. Nous vous conseillons de comparer les coûts entre différents lieux, la restauration et le matériel nécessaire. Étudiez ensuite les tarifs proposés par deux ou trois professionnels du transport événementiel. 

Le transport est l’étape de la chaîne logistique la plus difficile à organiser et la plus coûteuse. Grâce à un spécialiste du transport événementiel, vous n’avez plus besoin de disposer d’une flotte de véhicules. C’est un avantage considérable. De plus, les itinéraires de livraisons sont optimisés par les transporteurs. Les véhicules circulent moins et mieux. Cela se répercute sur votre facture. L’externalisation du transport permet également de réduire les coûts liés à la masse salariale. En effet, vous n’avez pas besoin de gérer le personnel lié au transport et à la manutention. Tout est compris dans le devis. Ces dépenses peuvent donc être retirées de votre budget. 

4. Choisissez une société de transport spécialisée

En ayant tous ces éléments en tête, vous pourrez ensuite faire le choix d’une société de transport événementiel avec laquelle collaborée. 

Externaliser son transport événementiel, c’est avoir l’assurance de travailler avec un professionnel du secteur. 

Les transporteurs sont habitués à respecter des timings serrés. Les itinéraires sont optimisés afin de se rendre le plus rapidement sur le lieu de destination finale. De plus, les chauffeurs livreurs sont formés à la manutention. Ils effectuent donc le chargement et le déchargement des véhicules de livraison en toute sécurité. Le véhicule le plus adapté vous sera toujours proposé. 

Gérer les contraintes logistiques est le cœur du métier d’un prestataire logistique externe. Il est donc particulièrement attentif aux détails et ne laisse rien passer. 

5. Anticipez une réservation de transport événementiel

Il est indispensable d’anticiper votre transport événementiel. Cela permettra au transporteur d’organiser une prestation de qualité et mieux gérer les imprévus. Plus vous prévoyez la prestation en avance plus vous pourrez faire des économies. 

Durant l’événement, il faut également prévoir le temps nécessaire au chargement et au déchargement de votre matériel. 

6. Faites une demande Logipass pour le chauffeur

Le Logipass permet aux personnes intervenant sur un événement à Paris d’enregistrer un véhicule. Cela concerne : 

• Les livreurs, installateurs et monteurs qui viennent lors du montage et démontage.
• Les exposants qui stationnent sur les parkings exposants. Pendant l’ouverture au public, c’est le macaron parking payant qui leur permet d’accéder aux parkings exposants.

Le Logipass comprend les informations suivantes :

• Société
• Nom
• Stand
• Aire
• Porte
• Type de véhicule
• Plaque du véhicule
• Numéro d’autorisation
• Date de validité du pass