Bordereau d’expédition : un outil pour sécuriser vos envois 

Le bordereau d’expédition, également appelé l’étiquette de transport, est l’élément le plus important pour l’acheminement de colis. Ce document fait office de contrat entre l’expéditeur et le transporteur. Il sert également à suivre l’envoi. Les informations qui y figurent doivent être exactes pour assurer au transporteur une livraison sans difficulté. Vous devez donc être vigilant lors de votre déclaration. Dans cet article, vous saisirez toute l’importance du bordereau d’envoi. 

1. Bordereau d’expédition : qu’est-ce que c’est ? 

Le bordereau d’expédition ou l’étiquette de transport est un document nécessaire à joindre à votre colis pour qu’il puisse être expédié. Le bordereau d’expédition contient les informations clé permettant au transporteur d’effectuer la livraison de la destination initiale à la destination finale. Chaque étiquette de transport est unique. Elle est liée à une seule et même livraison. Par conséquent, vous ne pouvez pas réutiliser vos anciennes étiquettes. 

Le bordereau d’expédition indique les éléments permettant d’envoyer le colis, de suivre son trajet et de confirmer sa bonne livraison au destinataire. Chaque transporteur a un modèle spécifique pour ses bordereaux d’envois. En effet, les étiquettes sont lues par les machines de l’entreprise et sont créées en fonction du processus de tri et de livraison en vigueur. Les chiffres et les lettres qui apparaissent sur l’étiquette de transport n’ont aucun sens pour vous, mais elles sont précieuses pour le transporteur. Chaque élément correspond à un élément de la chaîne logistique.  

C’est pendant le traitement de la commande que le bordereau d’expédition est généré. Comme dit précédemment, les transporteurs ont des exigences différentes pour leurs étiquettes de transport. Vous ne pouvez donc pas écrire une étiquette à la main ou créer votre propre modèle. 

2. Quelles informations doit contenir un bordereau d’expédition ? 

Le bordereau d’expédition contient toutes les informations utiles et précises concernant l’expéditeur et le destinataire. Celles-ci sont nécessaires au bon acheminement de votre colis. Voici les éléments que votre étiquette de transport doit contenir : 

• Nom et prénom de l’expéditeur
• Nom et prénom du destinataire ou de la société 
• Adresse complète : le numéro et la rue, le code postal, la ville et le pays de destination
• Si possible : le code de la porte d’entrée, l’interphone et l’étage 
• Téléphone
• Code-barres et numéros de colis
• Numéro de suivi : le numéro donné au client pour suivre sa livraison
• Les informations liées au mode de livraison (par exemple, Express, Standard, etc.)
• Poids, dimensions et description du contenu du colis

Les informations qui figurent sur votre bordereau d’expédition doivent être conformes à la réalité. La moindre erreur pourrait ralentir le processus de livraison. Si le livreur ne peut pas accéder facilement au lieu de livraison, votre colis risque d’être stocké. Ce sera alors au destinataire d’aller le récupérer. 

Une fois votre étiquette de transport obtenue, assurez-vous qu’elle soit bien imprimée sans ligne blanche, décalage latéral de l’impression ou rature. Votre étiquette doit être la plus lisible possible. 

La taille standard des étiquettes de transport est de 10x15 cm. Si cela ne convient pas, deux autres formats, 15x7 cm et 10x10 cm existent également. 

3.    Où dois-je coller mon bordereau d’expédition sur mon colis ? 

Votre étiquette de transport est prête mais vous ne savez pas où la coller ? Le bordereau d’envoi doit toujours être collé bien à plat sur la face la plus large du colis. Ne mettez pas de ruban adhésif, de film ou de pochette plastique par-dessus. La lisibilité de l’étiquette pourrait être altérée. De plus, le code-barres doit être intégralement lisible. N’apposez donc pas l’étiquette sur un angle du colis. 

Que vous soyez l’expéditeur ou le transporteur, le bordereau d’expédition est votre feuille de route. Alors veillez à bien remplir vos étiquettes de transport ou à bien les lire !