Logistique événementielle : de quoi s'agit-il ?

Organiser un événement ne s’improvise pas. Chaque événement nécessite une organisation particulière et requiert d’importantes ressources matérielles et humaines. De nombreux prestataires et différents corps de métiers sont impliqués. 

Nous faisons ici un tour d’horizon sur la logistique événementielle et nous vous donnons toutes les clés pour réussir votre événement. 

1. Logistique événementielle : les types d’événements 

Penchons-nous tout d’abord sur la définition de la logistique événementielle. La logistique événementielle, c’est l’application de la logistique dans le domaine de l’événementiel. Elle se distingue de la logistique traditionnelle par le fait qu’un événement correspond à processus particulier. C’est une forme d’organisation spécifique à une production unique (un événement se réalise une seule fois généralement). Cette dernière a des dates de début et de fin fixes. Toutes les ressources matérielles et humaines doivent être acheminées vers le lieu de l’événement. Le cahier des charges de la logistique événementiel est donc composé de : 

• L’organisation de l’événement : les opérations et tâches
• La gestion des flux physiques : l’acheminement

La logistique événementielle se traduit donc par la gestion et la mise à disposition : des ressources (véhicules, matériels, préparation des infrastructures), de l’organisation de l’acheminement des produits (moyens matériels, équipements, outillages) et des personnes vers le lieu où se produira l’événement. 

Chaque événement nécessite une logistique événementielle spécifique. On peut la retrouver dans : 

• Les concerts
• Les spectacles
• Les réceptions privées
• Les événements sportifs

2. Logistique événementielle : les domaines d’applications

Pour chaque événement, le logisticien travaille sur une logistique sur mesure pour répondre aux besoins des organisateurs. Il est donc essentiel de bien identifier la nature de l’événement. La logistique événementielle prend place dans de nombreux domaines : 

• L’organisation d’événements culturels (concerts, spectacles, festivals, commémorations, défilés…) 
• L’organisation d’événements sportifs (championnat national ou international, compétitions de vacances, jeux olympiques...) 
• L’organisation des rencontres d’entreprises (salons, foires et expositions…)
• L’organisation d’événements institutionnels (sommets, congrès, séminaires, forums) 
• L’organisation de tournées artistiques internationales (musique, théâtre, danse, expositions...) 
• L’organisation des productions cinématographiques et audiovisuelles (documentaires, reportages, films, publicités...) 
• L’organisation d’événements privés (soirées, mariages, excursions, réceptions...) 

3. Logistique événementielle : les besoins 

Nous avons identifié plusieurs besoins essentiels dans la logistique événementielle. 

Les événements demandent tout d’abord une solide organisation. Le timing est généralement serré et chaque minute compte. En cas d’imprévu, c’est tout l’événement qui risque d’être compromis. L’organisateur de l’événement doit donc coordonner tous les différents acteurs pour en garantir le succès. 

Il faut également faire preuve de réactivité. Vous devez être en mesure de rebondir très facilement et trouver rapidement des solutions efficaces à chaque problème. Mettre en place une organisation minutieuse vous permettra donc d’anticiper les potentiels problèmes logistiques. 

Le transport fait partie intégrante de la logistique événementielle. Les prestataires spécialisés assurent ainsi l’acheminement des matériaux, de la décoration, des meubles ou des denrées alimentaires sur le lieu de l’événement. L’opération de transport doit respecter les contraintes d’horaires, de sécurité et de l’organisation. 

Selon vos besoins, un transport spécialisé peut être organisé tel que le transport frigorifique ou le transport suspendu. Peu importe le type de transport dont vous avez besoin, il se fera en transport dédié. 

Le transport dédié est un mode de transport ultra rapide et sécurisé. Le chauffeur livreur se consacre uniquement à la livraison de votre chargement. Il se rend sur le lieu d’expédition avec un véhicule vide, charge vos marchandises puis se rend directement sur le lieu d’expédition. L’acheminement se fait donc sans rupture de charge ce qui vous fait gagner un temps précieux. 

4. Logistique événementielle : pourquoi faire appel à un prestataire externe ? 

Externaliser sa logistique événementielle présente une multitude d’avantages. Vous bénéficiez notamment d’une surface d’entreposage plus importante, de moins de main d’œuvre à gérer et donc d’une optimisation globale de la stratégie logistique. 

Confier votre logistique événementielle permet de se focaliser sur son activité première. En effet, votre unique priorité devient votre développement commercial. Vous vous affranchissez des contraintes RH liées à l’embauche, à la formation et au remplacement du personnel. Votre gestion administrative est donc allégée. D’autre part, vous n’assurez pas la gestion du matériel et de la flotte de véhicules. 

Sur le plan financier, externaliser votre logistique événementielle vous permet de réduire vos coûts liés aux stocks, à la masse salariale et au transport. Vous pouvez ainsi diriger vos investissements à moyen-long terme sur d’autres postes de dépense plus importants.

Enfin, vous bénéficiez de l’expertise et de tout le savoir-faire d’un spécialiste de la logistique événementielle. Il pourra donc vous aider à optimiser votre supply chain. Un service sur mesure sera mis en place pour répondre à vos besoins. Le prestataire est pointilleux, méticuleux et ne laisse passer aucun détail. Vous avez l’assurance d’organiser des événements de qualité. 

La logistique événementielle n’a plus de secrets pour vous !