Réception de marchandises : les réflexes à avoir

Que ce soit dans le cadre d’un transport urgent ou d’un transport régulier, la réception des marchandises est une étape cruciale dans la chaîne logistique. Elle nécessite rigueur et attention pour éviter tout problème lié à l'état des produits, leur quantité, leur qualité ou leur conformité. Dans cet article, nous vous guidons à travers les bonnes pratiques à adopter lors de la réception des marchandises, afin d’éviter les déconvenues pouvant conduire à un litige et d'assurer ainsi une gestion optimale de votre activité.

1. Réception de marchandises : contrôlez votre colis en présence du chauffeur

Contrôler les colis dès leur déchargement est primordial pour détecter rapidement d'éventuels problèmes et ainsi faciliter le processus de réclamation auprès du fournisseur ou du transporteur. Quel que soit le mode d’expédition, un transport urgent en France ou en Île-de-France, le chauffeur a l’obligation légale de vous laisser le temps d’inspecter la marchandise livrée. Voici quelques étapes clés pour un contrôle efficace :

• Inspectez l'état extérieur du colis : vérifiez si le carton présente des signes de dommage ou d'avarie, comme des déchirures ou des traces d'humidité. Si c'est le cas, faites-en mention sur le bordereau de livraison avant de signer.
• Contrôlez la quantité de colis reçus : assurez-vous que le nombre de colis correspond bien à ce qui est indiqué sur le document de transport. En cas d'écart, signalez-le immédiatement au livreur.
• Vérifiez l'exactitude des références : comparez les informations présentes sur le colis (nom du produit, code-barres…) avec celles mentionnées sur le bon de livraison.
• Ouvrez et inspectez le contenu du colis : si possible, procédez au déballage en présence du livreur pour vérifier l'état des produits et leur conformité. En cas de problème, notez vos réserves sur le bordereau de livraison.

Réaliser ces contrôles vous permettra d'identifier rapidement les anomalies éventuelles et d'engager les démarches nécessaires auprès des entreprises concernées (fournisseur, transporteur…), tout en protégeant vos droits en tant que client. En cas d’anomalies constatées sur le colis, il est vivement recommandé de prendre des photos avant de l’ouvrir. Ces images pourront servir de preuves en cas de litige.  

2. Réception de marchandises : refuser la livraison en cas de produit endommagé ou manquant

Dans certaines situations, il est préférable de refuser la livraison d'une marchandise défectueuse ou manquante. Les commandes refusées seront réexpédiées au fournisseur si les réserves émises sont recevables par le transporteur. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette opération :

• Refusez la livraison si le colis est manifestement endommagé et que vous suspectez un dommage irréparable aux produits.
• Refusez la livraison également si le colis est incomplet, c'est-à-dire s'il manque un ou plusieurs articles commandés.
• Avant de refuser la livraison, informez immédiatement le transporteur du motif du refus, et notez ce motif sur le récépissé de livraison.

En cas de refus de livraison, n'oubliez pas de mentionner clairement les raisons sur le bordereau de livraison avant de le signer. Les réserves ainsi émises faciliteront le traitement de votre réclamation ultérieure.

Les réserves recevables : savoir quand faire valoir vos droits

Les réserves recevables sont des observations écrites que vous émettez lors de la réception des marchandises pour signaler un problème constaté (colis endommagé, manquant…). Elles doivent être précises, datées et signées sur le bordereau de livraison.

Pour être recevables, les réserves doivent :

• Être constatées en présence du livreur
• Correspondre à un problème réel et avéré
• Être suffisamment précises pour permettre leur traitement. Si le motif est « palette endommagée » précisez la zone et la nature du dommage comme par exemple « l’angle supérieur gauche écrasé ».

Les réserves non recevables : comprendre les limites de vos droits

Les réserves non recevables sont celles qui ne respectent pas les critères mentionnés ci-dessus. Par exemple, la seule réserve «article endommagé » n’est pas recevable si vous ne l’accompagnez pas de la référence du produit et de la nature exacte du dommage. De même que si vous constatez des pièces manquantes, il est indispensable de préciser la référence exacte du produit concerné, le nombre de pièces absentes selon ce qui est indiqué sur le bon de livraison et tout autre constat tel qu’un colis déchiré et/ou rescotché.

Pour éviter les réserves non recevables, vérifiez donc bien toutes les informations notées sur le récépissé de livraison et ajoutez des précisions si besoin.

Établir une communication efficace avec le transporteur : clé de la résolution des problèmes

Une bonne communication avec le transporteur est essentielle pour faciliter la gestion des problèmes liés à la réception des marchandises. Pour optimiser cette communication, il est indispensable d’informer rapidement le transporteur de tout problème constaté à la réception. Veillez également à être le plus précis possible dans vos demandes et vos réclamations pour faciliter leur traitement.

Grâce à ces recommandations, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour assurer une gestion sereine et efficace de la réception de vos prochaines marchandises. N’oubliez pas qu’une grande rigueur et une vigilance accrue sont les clés pour prévenir et résoudre les problèmes liés à cette étape cruciale de la chaîne logistique.